0844 56 56 56
English
Tin tức
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trong thời kỳ 4.0
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trong thời kỳ 4.0
Tổ chức sự kiện là một hoạt động có chủ đích, được lên kế hoạch và thực hiện một cách có tổ chức, nhằm mục đích truyền tải thông điệp, kết nối với khách hàng, đối tác. Trong thời đại công nghệ số, việc vận dụng trí tuệ nhân tạo cùng các thiết bị hiện đại giúp nhu cầu nghe, nhìn, cảm nhận đa dạng, hiệu quả hơn
Quy trình tổ chức sự kiện bị ảnh hưởng trong cách mạng 4.0
Tổ chức sự kiện trong thời kỳ 4.0 có gì khác?
Trong thời kỳ chuyển đổi số, tổ chức sự kiện có những thay đổi nhất định, thể hiện ở các khía cạnh sau:
- Công nghệ: Công nghệ thông tin và truyền thông ngày càng phát triển, đã tác động mạnh mẽ đến quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Các sự kiện ngày nay thường sử dụng các công nghệ hiện đại như livestream, video conference, trình chiếu 3D, thực tế ảo… để kết nối với khán giả ở nhiều nơi khác nhau như vậy những yêu cầu về địa điểm tổ chức đã phải cập nhật về những công nghệ nghe nhìn hiện đại.
- Tâm lý khách hàng: Khách hàng ngày nay có xu hướng thích những sự kiện mang tính tương tác, trải nghiệm cao. Do đó, các sự kiện cần được thiết kế không chỉ mang tính truyền thống mà phải kết hợp đa dạng những trải nghiệm, du lịch, nghỉ dưỡng…
- Truyền thông sự kiện: Chuyển đổi số, big data, công nghệ AI tạo sinh đã làm` thay đổi rất nhiều đến ngành Marketing nói chung và truyền thông sự kiện cũng phải thay đổi nếu như chúng ta tổ chức các sự kiện bán vé…
Vai trò của tổ chức sự kiện và ý nghĩa của tổ chức sự kiện trong thời kỳ cách mạng 4.0
Tổ chức sự kiện có vai trò quan trọng trong việc truyền tải thông điệp, kết nối với khách hàng, đối tác,… Cụ thể, tổ chức sự kiện có những vai trò sau:
- Thúc đẩy truyền thông: Tổ chức sự kiện là một cách hiệu quả để truyền tải thông điệp của doanh nghiệp đến với công chúng. Thông qua các sự kiện, doanh nghiệp có thể giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu,… đến với khách hàng một cách trực tiếp và sinh động.
- Xây dựng thương hiệu: Tổ chức sự kiện là một cách hiệu quả để xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp. Một sự kiện thành công sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín, tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.
- Kết nối khách hàng, đối tác: Tổ chức sự kiện là một cách hiệu quả để kết nối khách hàng, đối tác của doanh nghiệp. Thông qua các sự kiện, doanh nghiệp có thể tạo ra cơ hội giao lưu, trao đổi với khách hàng, đối tác, từ đó tăng cường mối quan hệ hợp tác.
- Quảng bá các sản phẩm đặc thù: Đối với các sản phẩm đặc thù về kích thước hay mang tính trừu tượng thì giờ đây với công nghệ trình chiếu 3D hiện đại, doanh nghiệp có thể trực tiếp giới thiệu sản phẩm đến khách hàng một cách trực quan và sinh động mà lại tiết kiệm chi phí.
Trong thời kỳ chuyển đổi số, tổ chức sự kiện càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Các sự kiện được tổ chức với quy mô lớn, sử dụng nhiều công nghệ hiện đại, nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng và đối tác trong thời đại mới.
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bao gồm 8 bước, được chia thành 3 giai đoạn chính (Quy trình 4 – 3 – 1)
Giai đoạn trước sự kiện
- Xác định mục tiêu, đối tượng và ngân sách của sự kiện: Đây là bước quan trọng nhất, quyết định thành công của sự kiện. Mục tiêu của sự kiện có thể là giới thiệu sản phẩm, quảng bá thương hiệu, đào tạo nhân viên,… Đối tượng tham dự có thể là khách hàng, đối tác, nhân viên,… Ngân sách là bao nhiêu sẽ quyết định quy mô và chất lượng của sự kiện.
- Xây dựng ý tưởng và concept cho sự kiện: Ý tưởng và concept là yếu tố tạo nên dấu ấn riêng cho sự kiện. Nó cần phù hợp với mục tiêu, đối tượng và ngân sách của sự kiện.
- Lên kịch bản chương trình sự kiện: Kịch bản là bản kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động trong sự kiện. Nó cần đảm bảo sự trôi chảy, liền mạch và thu hút người tham dự.
- Lập kế hoạch tổ chức sự kiện: Kế hoạch tổ chức là bản tổng thể bao gồm các hạng mục cần thực hiện, thời gian, địa điểm, nhân sự, thiết bị, tài chính,… Kế hoạch cần được thực hiện chi tiết và sát sao để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.
Giai đoạn trong sự kiện
- Truyền thông cho sự kiện: Truyền thông nhằm mục đích quảng bá sự kiện, thu hút sự quan tâm của người tham dự. Các hình thức truyền thông có thể bao gồm: quảng cáo, phát tờ rơi, đăng bài trên mạng xã hội,…
- Tổ chức thi công sự kiện: Thi công sự kiện là quá trình thực hiện các hạng mục đã được lên kế hoạch. Các công việc cần thực hiện bao gồm: chuẩn bị địa điểm, thiết bị, nhân sự,…
- Kiểm tra, giám sát sự kiện: Quá trình kiểm tra, giám sát giúp đảm bảo sự kiện diễn ra đúng kế hoạch và chất lượng.
Giai đoạn sau sự kiện
- Phân tích, đánh giá sự kiện: Phân tích, đánh giá sự kiện giúp rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sự kiện sau.
Đối với quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trong thời kỳ 4.0 thì sẽ có thêm một bước trước sự kiện để áp dụng công nghệ thực tế ảo VR và trí tuệ nhân tạo AI để đánh giá, thử nghiệm sự kiện trước khi tiến hành thực hiện tổ chức nhằm đưa ra các phương án để đảm bảo tính thành công của sự kiện và giảm thiểu tối đa chi phí rủi ro.
Công nghệ thực tế ảo và trí tuệ AI tạo ra những bước tiến mới trong ngành sự kiện
Tuy nhiên hiện nay việc áp dụng công nghệ này còn nhiều hạn chế về trang thiết bị vậy nên để tổ chức sự kiện thành công hiện nay vẫn cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và sự chuyên nghiệp của đội ngũ tổ chức và quan trọng nhất là khâu lên kế hoạch, kế hoạch càng chi tiết thì càng giảm thiểu mức độ rủi ro cho sự kiện.
Lập kế hoạch là bước quan trọng nhất trong việc tổ chức sự kiện
Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại MEDDOM Park
MEDDOM Park đã nghiên cứu xây dựng những quy trình vận hành, kinh doanh trong đó tổ chức sự kiện là lĩnh vực mà MEDDOM Park chú trọng nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu tổ chức sự kiện trong thời kỳ công nghệ số như hiện nay. Sau đây là mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện được sử dụng tại MEDDOM Park:
- Tên sự kiện: Hội nghị tổng kết cuối năm công ty XYZ
- Thời gian: 2 Ngày 1 đêm
- Địa điểm: MEDDOM Park, Cao Phong, Hòa Bình
- Đối tượng tham dự: Dự kiến 600 người bao gồm: Khách hàng, đối tác của doanh nghiệp, cán bộ nhân viên của công ty XYZ
- Mục tiêu: Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới của doanh nghiệp, tạo cơ hội giao lưu, kết nối với khách hàng, đối tác và tổ chức tiệc tổng kết cuối năm nội bộ công ty XYZ.
- Ngân sách dự kiến: 200.000.000 VNĐ (Hai trăm triệu đồng chẵn)
- Nội dung chương trình:
Đối với các sự kiện tổ chức End Year Party trong 2 ngày 1 đêm, MEDDOM Park có chương trình mẫu như sau:
|
Thời gian |
Hoạt động |
|
08h00 – 08h30 |
|
|
08h30 – 09h00 |
|
|
09h00 – 10h00 |
|
|
10h00 – 10h30 |
|
|
10h30 – 11h30 |
|
|
11h30 – 12h00 |
|
|
12h00 – 13h00 |
|
|
13h00 – 14h00 |
|
|
14h00 – 15h00 |
|
|
15h00 – 16h00 |
|
|
16h00 – 18h00 |
|
|
18h00 – 19h00 |
|
|
19h00 – 21h00 |
|
|
21h00 – 23h00 |
|
|
23h00 – 07h00 |
|
|
07h00 – 09h00 |
|
|
09h00 – 10h00 |
|
|
10h00 – 12h00 |
|
|
12h00 – 14h00 |
|
|
14h00 – 16h00 |
|
|
16h00 |
|
Các bước trong kế hoạch tổ chức sự kiện tại MEDDOM Park
- Bước 1: Lập kế hoạch
- Xác định mục tiêu, thời gian, quy mô sự kiện theo yêu cầu khách hàng;
- Tư vấn lịch trình, trải nghiệm và thống nhất nội dung chương trình, kịch bản chi tiết;
- Tiến hành ký hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp;
- Tiến hành giải ngân
- Bước 2: Thông báo cho các bộ phận trong Ban tổ chức sự kiện chuyên nghiệp của MEDDOM Park về thông tin yêu cầu để chuẩn bị theo kế hoạch:
- Bộ phận tổ chức sự kiện
- Bộ phận âm thanh, ánh sáng
- Bộ phận hậu cần, trang trí, vận tải
- Bộ phận dịch vụ ăn uống, lưu trú
- Bộ phận điều hành tour: tham quan, trải nghiệm, khám phá…
- Bộ phận media về các yêu cầu thiết kế, truyền thông
- Bước 3: Tổ chức thực hiện:
- Tổng duyệt chương trình: Kiểm tra kỹ lưỡng các thiết bị, trang thiết bị, phương án dự phòng;
- Tiếp đón khách mời chu đáo, nhiệt tình
- Quản lý thời gian hợp lý để chương trình diễn ra đúng tiến độ
- Bước 4: Tổng kết, đánh giá bằng việc tổ chức họp thảo luận, lắng nghe phản hồi của quý khách hàng sau sự kiện:
- Đánh giá về mặt nội dung, hình thức của sự kiện
- Đánh giá về mặt hiệu quả của sự kiện
MEDDOM Park luôn chú trọng từng khâu tổ chức sự kiện để đảm bảo thành công
Tuân thủ các bước tổ chức sự kiện trong quy trình chuyên nghiệp giúp MEDDOM Park tổ chức thành công nhiều sự kiện, đem lại sự an tâm, tin tưởng dành cho quý khách hàng.
MEDDOM Park địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Nếu quý khách đang băn khoăn không biết lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất hoặc thiếu đội ngũ để triển khai các khâu tổ chức thì hãy lựa chọn MEDDOM Park là một địa điểm tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp tại Hòa Bình. Với không gian rộng rãi, đa dạng, đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm tổ chức sự kiện tại Hòa Bình, nhiệt tình và đặc biệt với dịch vụ tiện ích trọn gói và độc đáo từ giá trị di sản của các nhà khoa học. MEDDOM Park phù hợp với nhiều loại hình sự kiện khác nhau như hội nghị, hội thảo, tiệc cưới, teambuilding, gala dinner…
Hãy để lại thông tin hoặc liên hệ các kênh thông tin của MEDDOM Park để đội ngũ chuyên gia tổ chức sự kiện của MEDDOM Park tư vấn chi tiết, miễn phí.
Phạm Thái
21/12/2023
Tham khảo các bài viết cùng chủ đề được xem nhiều nhất:
- Tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
- Các dịch vụ tổ chức sự kiện tại MEDDOM Park
- MEDDOM Park điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp